De mediator heeft voordat de gezamenlijke mediation begint individueel contact met elk van de partijen. Zo’n gesprek valt al onder de vertrouwelijkheid die partijen in de mediation afspreken en heeft tot doel om kennis te maken. Daarnaast checkt de mediator of de betrokken partij echt bereid is in mediation te gaan met de andere partij. Ook komt ter sprake welke personen aan de mediationtafel plaats gaan nemen.
Partijen tekenen een mediationovereenkomst waarbij een mediationreglement hoort. Deze documenten zijn opgesteld door de Mediators Federatie Nederland. Hiermee beloven partijen elkaar geheimhouding van wat tijdens de mediation ter sprake komt. Die geheimhouding is niet van toepassing op de schriftelijke afspraken die partijen met elkaar maken en waarvoor ze ook tekenen in geval van een succesvolle mediation.
Na de individuele intake ontmoeten partijen elkaar tijdens een of meerdere gezamenlijke gesprekken onder leiding van de mediator. Tijdens deze gesprekken kunnen partijen zich door eigen adviseurs laten bijstaan. De mediator let er op dat er sprake is van 'gelijkheid', zodat niet de ene partij met en de andere partij zonder adviseur verschijnt.
Tijdens de gezamenlijke gesprekken is een individueel onderhoud met de mediator mogelijk. De zakelijke inhoud van dat gesprek wordt aan de andere partij teruggekoppeld. Als dit partijen helpt, legt de mediator de hoofdlijnen van wat is besproken vast in een memo, dat bedoeld is om de verdere gedachtewisseling tussen partijen in een volgend gesprek te vergemakkelijken. Ook kan de mediator partijen daarbij vragen stellen, die de “beweging” in een conflict bevorderen.
De mediator legt de afspraken van partijen vast, vaak in een vaststellingsovereenkomst. Dit is een contract waarin partijen afspraken maken over wat tussen hen de feitelijke en juridische stand van zaken is of zal moeten worden. Voordat partijen die afspraken tekenen checkt de mediator of partijen een zelfde begrip hebben van wat ze afspreken en of ze die afspraken ook echt kunnen maken. Zo min mogelijk (liefst: geen) losse eindjes, dus.
Op deze manier kan mediation tot een oplossing leiden waarmee beide partijen verder kunnen. En waarbij niemand meer water bij de wijn heeft gedaan dan wat die partij werkelijk wilde schenken.
De partijen die een mediator inschakelen betalen die kosten gezamenlijk. Doorgaans worden deze kosten gelijk verdeeld, maar partijen kunnen onderling ook andere afspraken maken over de verdeling van de kosten. Dat kan voordat de mediation begint, maar ook later, als partijen door de mediation tot een gezamenlijke oplossing zijn gekomen.
Gemiddeld duurt mediation tussen de twee en acht uur, verdeeld over een aantal gesprekken.